בקרה תקציבית בבנייה: ביצוע וכספים באתר לצד כתב הכמויות
בקרה תקציבית בבנייה מתחילה בתיעוד פשוט: מה הוזמן, מה הגיע לאתר, מה חויב ומה בוצע בפועל. ב־AiN, התוכנה שאני מפתח ועובד איתה, התיעוד הזה נמצא בתוך חלון כתב הכמויות, בקבוצת הלשוניות «ביצוע וכספים»: הזמנות, תעודות מסירה, חשבוניות, יומן עבודה, חשבונות קבלן וגיליון בקרה תקציבית בשיטת הערך המושג. בעמוד הזה אני מתאר מה יש בכל גיליון, איך עובדים איתו ומה הוא לא עושה.
מה יש בגיליונות הביצוע והכספים
כל הגיליונות הם לשוניות של כתב הכמויות המלא, לצד גיליונות התכנון והגאנט. לכל אחד תפקיד אחד:
- הזמנות: טבלה ידנית של הזמנות הרכש של הפרויקט.
- תעודות מסירה: טבלה ידנית של התעודות שמגיעות עם החומר לאתר, מה שרבים מכירים בשם תעודות משלוח.
- חשבוניות: טבלה ידנית של חשבוניות הספקים.
- יומן עבודה: יומן אתר יומי בטבלה, לצד כתב הכמויות.
- חשבונות קבלן: טבלת חשבונות הקבלן, החשבונות החלקיים שמוגשים לאורך הביצוע, במעקב מול כתב הכמויות.
- בקרה תקציבית: מדדי ערך מושג: ערך מתוכנן, ערך מושג ועלות בפועל, ולצדם מדד ביצוע עלות, מדד ביצוע לוח זמנים ואומדן עלות לסיום. יש בו גם תצוגת דוח חודשי, לקריאה בלבד.
לחמש טבלאות הביצוע יש ייצוא, וכמו כל הורדת קובץ בתוכנה, ההורדה פתוחה למנויים בלבד.
בקרה תקציבית בבנייה בשיטת הערך המושג
שיטת הערך המושג משווה שלושה מספרים לאותו תאריך. ערך מתוכנן הוא שווי העבודה שתוכנן לבצע עד אז. ערך מושג הוא השווי, לפי התקציב, של העבודה שבוצעה בפועל. עלות בפועל היא מה שהוצא כדי לבצע אותה. מהשלושה נגזרים שני מדדים: מדד ביצוע עלות, היחס בין הערך המושג לעלות בפועל, ומדד ביצוע לוח זמנים, היחס בין הערך המושג לערך המתוכנן.
הקריאה פשוטה: מדד מתחת לאחת אומר שהעבודה עולה יותר מהמתוכנן, או מתקדמת לאט יותר מהמתוכנן. אומדן העלות לסיום מתרגם את המגמה להערכה של העלות הכוללת בסוף הפרויקט. כדאי לקרוא את שני המדדים יחד: עבודה שמקדימה את התוכנית אבל עולה יותר ממנה מספרת סיפור אחר מעבודה שגם מפגרת וגם חורגת מהתקציב. המטרה היא ששאלה כמו «למה הטיח עבר את התקציב» תעלה בזמן, ולא בחשבון הסופי.
מה זה נותן באתר ובמשרד
היתרון הראשון הוא שהאסמכתאות יושבות ליד הכמויות. כשמפקח בודק חשבון, הוא מבקש יומן עבודה, תעודות משלוח ודפי מדידה, כמו שתיארתי בעמוד חשבון חלקי. כשההזמנות, התעודות והיומן נמצאים באותו חלון עם כתב הכמויות, לא צריך לחפש אותם בין תיקיות ומיילים.
היתרון השני הוא שהכסף וההתקדמות נראים באותו מקום. ההזמנות, החשבוניות וחשבונות הקבלן נמצאים בלשוניות סמוכות, וגיליון הבקרה התקציבית מציג את התקציב מול ההתקדמות במדדים שמנהל פרויקט ויזם מכירים. צד התכנון של אותה קבוצת לשוניות, עם המשאבים והגאנטים, מתואר בעמוד לוח זמנים מכתב כמויות.
איך עובדים עם זה ביום־יום
- פותחים את כתב הכמויות המלא של הפרויקט, ובשורת הלשוניות עוברים לקבוצה «ביצוע וכספים».
- כל הזמנת רכש נרשמת כשורה ב«הזמנות». כשהחומר מגיע, רושמים את התעודה ב«תעודות מסירה», וכשמגיעה חשבונית, ב«חשבוניות».
- בסוף כל יום עבודה מעדכנים את «יומן עבודה».
- בכל תקופת חשבון מעדכנים את «חשבונות קבלן» מול כתב הכמויות.
- פותחים את «בקרה תקציבית», קוראים את המדדים, ובסוף החודש עוברים על תצוגת הדוח החודשי.
- כשצריך להעביר נתונים הלאה, מייצאים את הטבלה. ההורדה פתוחה למנויים בלבד.
מה הגיליונות האלה לא עושים
בקרה תקציבית בבנייה טובה בדיוק כמו הנתונים שנכנסים אליה. הטבלאות כאן ידניות, והסכומים בהן הם הסכומים שאתם מזינים. אם ההזמנות והחשבוניות לא מעודכנות, גם התמונה שהן נותנות לא מעודכנת. התוכנה לא מאשרת חשבון ולא מכריעה בחריג: עבודה שלא הייתה בחוזה היא שאלה של חריגים, ועליה בעמוד חריגים בבנייה.
חשוב לדעת: אלה טבלאות לתיעוד ולמעקב, לא מערכת הנהלת חשבונות, והדוח החודשי בגיליון הבקרה התקציבית מיועד לקריאה בלבד. מדדי הערך המושג הם תמונת מצב שעוזרת לשאול את השאלות הנכונות. ההחלטות נשארות אצל אנשים.
את כל החלונות של התוכנה ריכזתי בעמוד תוכנה לכתב כמויות. אני יעקב אביטל, כמאי לפרויקטי בנייה, ואת הכלים האלה אני בונה מתוך העבודה שלי.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין בקרה תקציבית בבנייה לבין חשבון חלקי?
חשבון חלקי הוא התשלום לקבלן על מה שבוצע עד עכשיו. בקרה תקציבית מסתכלת על הפרויקט כולו: כמה תוכנן, כמה בוצע וכמה הוצא. בתוכנה לכל אחד מהם יש גיליון משלו, «חשבונות קבלן» ו«בקרה תקציבית».
הנתונים נכנסים לגיליונות אוטומטית?
לא. הזמנות, תעודות מסירה, חשבוניות, יומן עבודה וחשבונות קבלן הם טבלאות שממלאים ידנית. זה פחות נוח מקליטה אוטומטית, אבל כל שורה מוכרת למי שהקליד אותה.
אפשר לייצא את הטבלאות?
כן. לחמש טבלאות הביצוע יש ייצוא, וכמו כל הורדת קובץ בתוכנה, ההורדה פתוחה למנויים בלבד.
התוכנה מאשרת חשבונות או חריגים?
לא. היא מסדרת את המידע ומציגה מדדים. ההחלטה לאשר חשבון, לקזז או לאשר חריג נשארת אצל המפקח, הכמאי או מי שהחוזה מסמיך לכך.
רוצים לראות את AiN על מודל שלכם? באתר של AiN יש סרטון הדגמה, פיילוט לפרויקט אחד וכניסה למערכת. לעבודת כמאות, אפשר לפנות אליי ישירות בטופס.
לאתר של AiN לפנייה אלייעוד באתר
* נוצר בעזרת AI לצורך שיווק, להמחשה בלבד. התוכן לא נבדק על ידי יעקב אביטל ואינו ייעוץ מקצועי. יש לבדוק כל פרויקט לגופו על ידי כמאי מקצועי ומהנדס.