ייצוא כתב כמויות לאקסל, לפי התקן שבחרתם
ייצוא כתב כמויות לאקסל הוא השלב שבו העבודה ב־AiN יוצאת מהדפדפן ומגיעה לקבלנים, ליזם או למשרד. בחלון כתב הכמויות הייצוא נמצא בתפריט «קובץ»: אקסל בעברית לפי התקן הישראלי, או אקסל באנגלית לפי התקן שנבחר בהגדרות, CSI האמריקאי או NRM2 הבריטי. ודבר אחד שחשוב לי לכתוב כבר בפתיחה: הורדת קבצים מ־AiN היא למנויים, וכל ייצוא לקובץ דורש מנוי פעיל.
מה רואים בתפריט «קובץ»
אני יעקב אביטל, כמאי שגם מפתח את AiN. בעבודה שלי התוצר שאני מוסר הוא כתב כמויות באקסל שאפשר להפיץ לקבלנים לתמחור, ולכן תפריט «קובץ» הוא המקום שבו החלון מסיים את תפקידו.
התפריט נמצא בשורת התפריטים של חלון כתב הכמויות, לצד «עריכה», «תצוגה» ו«נתונים». אלה האפשרויות שמופיעות בו:
- אקסל בעברית: «ייצוא Excel עברית», במבנה הפרקים של התקן הישראלי.
- אקסל באנגלית: לפי התקן שנבחר בהגדרות, CSI או NRM2.
- תבנית קבלנים: «ייצוא Excel תבנית קבלנים», ייצוא נפרד בתבנית שמיועדת לקבלנים.
- אקסל עם ראיות: «יצוא Excel + ראיות», ייצוא שהראיות לכמויות מצורפות אליו.
- ייצוא ללקוח חיצוני: צפייה בכתב בלי לשלוח קובץ. פירוט בהמשך העמוד.
- שמירה וטעינה: שמירת הפרויקט וטעינה של כתב כמויות שמור. שתיהן דורשות התחברות.
ייצוא כתב כמויות לאקסל לפי התקן שבחרתם
התקן נקבע בתפריט «הגדרות» שבסרגל העליון של AiN. יש בו שלושה צירופים של שפה ותקן: עברית עם התקן הישראלי, אנגלית אמריקאית עם CSI, ואנגלית בריטית עם NRM2. הבחירה קובעת גם את שפת הממשק וגם את מבנה הסעיפים, והייצוא באנגלית יוצא לפי התקן שנבחר. הקובץ עצמו נבנה מכתב הכמויות שבחלון: פרקים, סעיפים, יחידות וכמויות.
בפועל, את התקן כדאי לבחור לפי מי שיקבל את הקובץ. כתב למכרז בישראל יוצא בעברית, במבנה הפרקים המקובל כאן. כתב ללקוח או ליועץ שעובד באנגלית יוצא באחד משני התקנים האחרים, ואת זה עדיף לברר לפני הייצוא, כי מעבר בין תקנים הוא יותר מתרגום של כותרות.
מי שרוצה לראות איך נראה כתב מסודר יכול להציץ בכתב כמויות לדוגמה. את החלון עצמו, עם הפרקים, השורות ועמודת האישור, תיארתי בעמוד תוכנה להכנת כתב כמויות.
ייצוא של טבלה אחת, בלי כל החוברת
לא תמיד צריך את כל הכתב. על טבלאות רבות ב־AiN מופיע שבב קטן, «ייצוא לאקסל», שמוריד בלחיצה אחת את הטבלה שמוצגת על המסך. זה שימושי כשמישהו צריך חלק מסוים מהנתונים ולא את הכתב כולו.
לעבודה גמישה יותר יש את חלון «טבלת נתונים». הוא נפתח מעצמו כששורות מגיעות אליו מכתב הכמויות, ונראה כמו גיליון: מיון, סינון, הוספת עמודה ונוסחאות משלכם, ובסוף כפתור ייצוא.
גם לחלונות אחרים יש ייצוא משלהם. תוצאות בדיקת ההתנגשויות וסייר הנתונים הגולמיים יורדים לאקסל, וגיליון «חישוב» שבתוך כתב הכמויות יורד לקובץ שנפתח באקסל. כל אלה הורדות, ולכן גם הן דורשות מנוי פעיל.
לקוח שצריך רק לצפות בכתב
לפעמים הלקוח לא צריך קובץ, אלא לעבור על כתב הכמויות ולשאול שאלות. בתפריט «קובץ» יש «ייצוא ללקוח חיצוני», שמעביר את הכתב לפלטפורמת צפייה נפרדת. הלקוח נכנס אליה עם שם משתמש ורואה את כתב הכמויות לקריאה בלבד, בלי גישה מלאה לתוכנה.
היתרון בעיניי הוא שאפשר לשתף את הכתב בלי לפתוח ללקוח את כל סביבת העבודה, ובלי להוסיף עוד עותק של אקסל לשרשרת המיילים.
איך עובדים עם זה
- בוחרים שפה ותקן בתפריט «הגדרות» שבסרגל העליון.
- פותחים את כתב הכמויות בכפתור «כתב כמויות». כשהמודל מסיים להתעבד, החלון נפתח גם מעצמו.
- עוברים על השורות לפני ייצוא כתב כמויות לאקסל. שורה שאין לה כמות מהמודל מסומנת «אין כמות», וערך חסר מוצג כחסר ולא כאפס. את ההשלמות עושים בעריכה ידנית שנשארת מסומנת.
- בתפריט «קובץ» בוחרים את סוג הייצוא: עברית, אנגלית, תבנית קבלנים או אקסל עם ראיות.
- לטבלה אחת משתמשים בשבב «ייצוא לאקסל» שעליה, או בכפתור הייצוא של «טבלת נתונים».
ההורדה למנויים: כל הורדה של קובץ מ־AiN, אקסל או כל סוג קובץ אחר, דורשת מנוי פעיל. שמירה וטעינה של כתב כמויות דורשות התחברות. אני כותב את זה במפורש, כדי שמי שבונה כתב ב־AiN ידע מראש מה צריך כדי לקבל את הקובץ ביד.
כתב הכמויות באקסל הוא חצי מהתיק. את החצי השני, תיעוד החישוב שמאחורי הכמויות, תיארתי בעמוד קובץ חישוב כמויות. את כל החלונות של AiN ריכזתי בעמוד תוכנה לכתב כמויות.
שאלות נפוצות
אפשר להוריד את הקובץ בלי מנוי?
לא. כל הורדה של קובץ מ־AiN דורשת מנוי פעיל. זה כולל ייצוא כתב כמויות לאקסל, ייצוא של טבלה בודדת וייצוא של גיליונות.
הייצוא באנגלית הוא תרגום של הייצוא בעברית?
לא. הוא יוצא לפי התקן שנבחר בהגדרות, CSI או NRM2, ולכן גם מבנה הסעיפים שלו שונה. כדאי לבחור את התקן לפני הייצוא ולא אחריו.
הלקוח צריך גישה לתוכנה כדי לראות את הכתב?
לא גישה מלאה. בייצוא ללקוח חיצוני הוא נכנס לפלטפורמת צפייה עם שם משתמש ורואה את הכתב לקריאה בלבד. אם הוא צריך קובץ, מייצאים לו אקסל.
מה קורה לשורות שאין להן כמות?
בחלון הן מסומנות «אין כמות», וערך חסר מוצג כחסר ולא כאפס. כדאי להשלים אותן או לכתוב הערה בשורה, כדי שמי שמקבל את הקובץ ידע מה עוד פתוח.
רוצים לראות את AiN על מודל שלכם? באתר של AiN יש סרטון הדגמה, פיילוט לפרויקט אחד וכניסה למערכת. לעבודת כמאות, אפשר לפנות אליי ישירות בטופס.
לאתר של AiN לפנייה אלייעוד באתר
* נוצר בעזרת AI לצורך שיווק, להמחשה בלבד. התוכן לא נבדק על ידי יעקב אביטל ואינו ייעוץ מקצועי. יש לבדוק כל פרויקט לגופו על ידי כמאי מקצועי ומהנדס.